仕事のやり方を見直す必要性はいくらでも転がっている

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仕事のやり方を見直す必要性はいくらでも転がっている

徳倉です。

会社員時代は、特定の取引先やキーマンとのやり取りで事足りていたこともあり、仕事のやり方やクセなどもよくわかった上で業務を進めていました。

現在は小さい規模の経営者として、ありがたいことに日々様々な方々とやり取りをします。

多種多様な方々(たとえば行政ですと国・県・基礎自治体のそれぞれの職員さん、企業も上場企業から本当に中小企業まで、また様々な団体やNPOなど)とも書面だったり、契約書だったりをやり取りするわけですが、これが中々に大変です。

例えば

  • セキュリティを上げるために様々なパスワードや電子的認証を使ったやり取りなのに、最後はFAX確認(もうそれなら百歩譲るので最初からFAXでいいのでは)
  • 急ぎで緊急だと大騒ぎするのに、電話をかけっぱななしで留守電に要件を入れない(お電話何度かかけたんですけど、いや知ってるけど留守電になったでしょ?)
    *ちなみに午前10時半という普通一般的に業務が忙しい時間帯に立て続けに二回着信のみ
    *ちなみに電源落としてました
  • メールのやり取り1度で済むところを何度も情報小出しにされるので、手間と時間がかかる(必要事項は事前に教えてね!)
  • ある出席要請の依頼が郵送で送られてくるのに、返信はメールかFAX(最初からメールでくださいよ。もしくは返信用封筒に切手張って入れてね!ほぼマナーですよ)

などなど挙げればキリがないのですが、割と大きな組織でこれだったりするのでびっくりします。

仕組みが良くない場合と、運用する人に起因するものなど様々ありますが、どれも長時間労働に直結しそうだと思うので書いてみました。

決して忙しいアピールではなく、仕事の制度設計や、やり方一つで仕事の密度を上げることが日本の組織はまだまだできるのではないかと感じる日々です。

今日はこの辺で。